Toggl – Mijn ervaring met deze online urenregistratie app

Als ondernemer gebruik ik dagelijks veel online tools. Elke ochtend open ik Google Analytics om het verkeer van mijn websites te bekijken, SEranking is mijn favoriete tool voor SEO en al mijn aantekeningen zet ik in Evernote. Een andere tool waar ik echt niet zonder kan is Toggl; een online urenregistratie tool. Waar vroeger nog ouderwets de tijd werd bijgehouden met in- en uitklokken of tijdschrijven, gebeurt dit nu online en met een super handige app. Omdat ik in Facebookgroepen veel vragen over tijdregistratie apps voorbij zie komen, heb ik dit blogartikel geschreven om mijn ervaringen met jullie te delen.

Wat is Toggl?

Toggl is een tijdregistratie tool, waarmee je de tijd van elke taak die je uitvoert kunt vastleggen.

Een concreet voorbeeld: je klapt je laptop open en gaat aan de slag met het optimaliseren van je afbeeldingen. Op dat moment zet je de tijdregistratie binnen Toggl aan. Je doet dit door een omschrijving van je taak in te vullen en het aan een project toe te kennen. Wanneer je klaar bent met de taak, klik je op stop en is er het onderstaande geregistreerd:

Welke taak heb je gedaan
Voor welk project was deze taak
Hoe laat ben je aan je taak begonnen
Hoe laat ben je met je taak gestopt
Op welke dag heb je de taak uitgevoerd

Op deze manier kun je dus actief tijd registreren, ook wel timetracking genoemd. Nadat je dit gedaan hebt, kun je gebruik maken van het reports gedeelte. Met de reports van Toggl kan je een overzicht uitdraaien van de tijdverdeling van jezelf (en je team). Met deze visuele weergave kan je in een oogopslag zien hoe de verdeling van werkzaamheden is onder klanten, welke projecten veel tijd kosten en waar je eventueel nog winst zou kunnen behalen. Met de betaalde conversie kun je ook meteen laten uitrekenen hoeveel je verdient hebt als je per uur betaald wordt.

Daarnaast zijn er binnen deze tool allemaal integraties mogelijk. Een integratie die handig kan zijn, is de integratie met een project management tool zoals Asana, Trello of Jira. Vooral als je met een team aan grotere projecten werkt, is deze integratie heel waardevol. Daarnaast zijn er integraties mogelijk met verschillende developer tools, to do tools, CRM tools en nog veel meer. Je vindt alle integratie mogelijkheden hier.

Toggl ook als tijdregistratie app

Toggl heeft een handige app om uren bij te houden voor op mobiel die zowel voor iOS als Android beschikbaar is. Zelf gebruik ik deze vrijwel nooit omdat ik 90% van de tijd vanaf mijn laptop werk. Hetzelfde geldt voor de desktop app en de Chrome extensie die Toggl aanbiedt, deze zijn ook allebei super handig. Zelf heb ik de webtracker altijd openstaan in het eerste tabblad van Chrome en dit werkt voor mij heel fijn! Hoe je Toggl gebruikt is afhankelijk van je manier van werken, want ze bieden met de apps en extensies allerlei mogelijkheden.

De voordelen van online tijdregistratie

Zelf zie ik alleen maar voordelen in het werken met Toggl en ik heb dan ook nog geen nadeel kunnen bedenken. Natuurlijk is het een online dienst en kan deze dienst een keer offline kan zijn (dit heb ik zelf nog nooit meegemaakt). In dit geval zou je de gewerkte uren even ouderwets kunnen bijhouden op papier totdat de app weer online is. Toggl geeft namelijk de mogelijkheid om de uren achteraf in te vullen. Bovendien kan je Excel bestand ook beschadigen en kun je je notitieblok kwijtraken. De voordelen van Toggl zijn echter groot:

De tool zorgt ervoor dat je altijd en overal inzicht hebt in je gewerkte uren. En het grote voordeel hiervan is dat je altijd en overal de tijd kunt registreren. Zit je in de trein en ga je ongepland aan een blog werken? Je kan het meteen registeren en hoeft niet wachten totdat je thuis bent met de kans dat je het dan vergeet.
De app is heel handig wanneer je tijdsafhankelijke diensten aanbiedt aan klanten. Voor veel van mijn klanten werk ik een bepaald aantal uur in de maand aan de optimalisatie van hun vindbaarheid. Door middel van Toggl kan ik de besteedde tijd perfect bijhouden. Niet alleen de totale tijd per klant kan ik zien maar ook wanneer ik welke taken heb uitgevoerd en hoelang ik hiermee bezig ben geweest.
Het bijhouden van je uren is belangrijk voor de Belastingdienst. Als ondernemer (en zzp’er) heb je te maken met een urencriterium van 1225 uur. Dit moet je ook kunnen aantonen, dus urenregistratie is hierbij key. Je kan via de tool totalen makkelijk terugvinden in de reports. Zelf sla ik deze reports ook voor de zekerheid elke maand op als PDF.
Door het gebruik van Toggl ga je efficienter werken. Niet alleen de timetracking, maar vooral de reports geven je goede inzichten in hoe jij je tijd besteed. Door dit periodiek te evalueren, kun je leren hoe je efficienter met je tijd om kunt gaan. Timemanagement is namelijk voor zowel de ondernemer als de zzp’er cruciaal.
Het systeem van clients en projects waar Toggl mee werkt is makkelijk om mee te werken en houdt de verschillende taken overzichtelijk. Je kan dit overzicht heel algemeen houden, maar met beschrijvingen specificeren. Zo kan je het overzich makkelijk aanpassen aan je eigen voorkeuren.

Hoe houd ik mijn gewerkte uren bij in Toggl?

Hoe je je Toggl omgeving inricht is heel persoonlijk. Op hun website vind je hierover uitleg en grote bedrijven huren soms zelfs consultants in om hierbij te helpen. De hiërarchie van Toggl is heel eenvoudig en ziet er als volgt uit: je hebt verschillende klanten en hiervoor werk je aan verschillende projecten. Elke activiteit die je uitvoert kan slechts aan één project gekoppeld worden. Dus voor Klant X werk je aan project Y en doe je taak Z.

De standaard indeling van Toggl gaat er vanuit dat je met verschillende klanten werkt en dat je per klant verschillende projecten hebt. Deze indeling werkt goed als je een groot bureau bent en inderdaad meerdere klanten hebt met meerdere afgebakende projecten. Zelf heb ik veel vaste klanten en maandelijks ook een paar eenmalige klanten, ook hiervoor werkt de urenregistratie online bijhouden erg handig.

Graag deel ik met jou mijn indeling, dit is een variant op de standaard indeling en deze werkt voor mij goed om mijn gewerkte uren gestructureerd bij te houden.

Mijn belangrijkste werkzaamheden kun je onderverdelen in drie categorieën:

Klant projecten. Hier registreer ik al mijn klanten onder, elke klant is dus één project onder de client ‘klant projecten’. Dit klinkt misschien ingewikkeld, maar dat komt door de de termen die Toggle gebruikt. In andere woorden, een belangrijk deel van mijn werkzaamheden zijn klant projecten en daarbij werk ik voor verschillende klanten. Elke klant heeft zijn eigen project.
Eigen projecten. Naast mijn klanten projecten heb ik ook een aantal eigen projecten. Bijvoorbeeld influencers, blogs en affiliate websites. Voor de grootste projecten heb ik aparte clients aangemaakt waar verschillende subcategorieën (projecten) onder vallen.
FLIX Marketing. Onder deze client vallen alle activiteiten die ik doe om mijn eigen bedrijf te laten groeien. Ook hierbij heb ik een aantal subcategorieën (projecten) aangemaakt, bijvoorbeeld acquisitie, social, mijn eigen SEO, bloggen etc.

Ik had hier trouwens ook verschillende workspaces voor kunnen aanmaken, maar dat heb ik om twee redenen niet gedaan. Ten eerste vind ik het switchen tussen de verschillende workspaces toch een beetje lastig en ten tweede mis ik dan het compleet overzicht.

Gratis versus betaald versie

Had ik al verteld dat Toggl gratis is? Ik vind de tool zo fijn en online uren bijhouden zo makkelijk dat ik er best een bedrag per maand voor zou willen betalen. Toch is de gratis versie voor mij ruim voldoende om alles te kunnen doen wat ik nodig heb. Misschien is het feit dat deze tool voor mij gratis is ook wel één van de redenen waarom ik er zo enthousiast over ben!

Naast de gratis versie kan je ook kiezen voor een Starter of een Premium versie. Met de gratis versie kun je al samenwerken met vijf team members, wat best een aardig team is. Kies je voor de Starter variant dan betaal je 10 dollar per maand per gebruiker en voor de Premium versie is dit 20 dollar per maand per gebruiker.

Er zijn een aantal redenen om te kiezen voor de betaalde variant. Qua timetracking is het enige verschil dat de Premium versie een optie heeft om een reminder te sturen naar je teamleden als zij hun minimale uren nog niet geregistreerd hebben. Deze optie is dus alleen belangrijk als je met meerdere teamleden werkt (en je ze ook nog eens achter hun broek moet aanzitten). Voor mij werkt de Toggl urenregistratie gratis versie prima!

Harvest – een vergelijkbare urenregistratie tool?

Ik heb een tijdje via een andere webdesign bureau met verschillende freelancers samengewerkt. Ook toen ontkwam ik niet aan het bijhouden van uren, dus het feit dat tijdregistratie online kan, maakt dit erg handig.. De leading tool binnen dit bureau was Harvest, de bekendste concurrent van Toggl. Eén van de belangrijkste functies die ik persoonlijk miste toen ik Harvest gebruikte, zijn de extra details bij tijdmetingen. Ook bij Harvest zet je, net zoals bij Toggl, de stopwatch aan, maar je hebt bij deze tool geen compleet overzicht van wanneer je die tijd besteed hebt. Concreet, je ziet wel dat je 30 minuten aan taak x besteed hebt, maar je ziet niet dat dat op woensdag 9 maart van 8.32 tot 9.02 uur was.

Een functionaliteit die Harvest wel heeft en Toggl niet, is dat je direct vanuit Harvest een factuur kunt sturen. Dit is voor mij echter minder belangrijk omdat ik al mijn facturen in Moneybird maak. Bovendien rond ik mijn uren altijd af voor klanten, ik besteed elke maand wel wat extra tijd aan elk account, maar reken alleen de afgesproken uren. Klik trouwens hier als je een speciale aanbieding wilt van Moneybird; 60 dagen langer uitproberen!

Mijn ervaring en inzichten met Toggl

Je hebt het vast gemerkt, ik ben razend enthousiast over Toggl. Ik gebruik deze tool dagelijks en het heeft mijn leven als ondernemer een stuk makkelijker gemaakt. Door Toggl hoef mij geen zorgen meer te maken over mijn tijdregistratie en het levert mij juist tijd op in plaats van dat het me tijd kost. Het belangrijkste vind ik dat ik alle tijd die ik aan mijn klanten besteed goed kan monitoren. Zo krijg ik inzicht in de tijd die ik nodig heb om een bepaalde taak uit te voeren en kan ik mijn afspraken met klanten hierop baseren. Enkele andere inzichten zijn:

Mijn werkdag heeft geen 8 uur. Ik registreer mijn tijd alleen de tijd dat ik echt werk en zet het dus uit als ik naar de wc ga of even iets langer op FB blijf hangen. Toggl heeft me laten zien dat ik gemiddeld 6,5 uur per dag actief ben.
E-mailen kost tijd. Toen ik net met mijn bedrijf begon viel dit nog mee, maar nu krijg ik dagelijks ongeveer 30 e-mails van klanten en partners. In het lezen en beantwoorden van deze mails zit veel tijd en dit kost me dan ook elke dag ongeveer een uur.
Privé neemt meer tijd beslag dan dat je denkt. Ik werk veel vanuit huis, wat ook voor mijn privé-leven handig is. Zo kan ik tijdens het werk even een wasje tussendoor doen, de kattenbak verschonen of een snelle boodschap halen. Door mijn tijd te registeren met Toggl zie ik niet alleen hoeveel uur ik werk, maar ook hoeveel uur ik niet werk! Al die kleine klusjes tussendoor kosten samen best veel tijd en met de reports van Toggl valt dat nu niet meer te ontkennen. Ik ben nu mijn privé klussen gaan bundelen en besteed hier tijdens een werkdag nu een half uur aan. Veel efficiënter!
Ik werk het efficiënte als ik direct in de ochtend begin met het werk voor mijn klanten. Gemiddeld werk ik vier uur per dag aan mijn klantprojecten. Door hier mijn dag mee te starten en daarna pas aan de slag te gaan met bijvoorbeeld mijn email of mijn eigen projecten merk ik dat ik veel efficiënter werk.

PS ik heb 2 uur en 55 minuten gedaan over het schrijven van dit artikel en 38 minuten over het plaatsen.