Als je bijvoorbeeld een coach of schoonheidsspecialiste bent of als je fietsen verhuurt, dan heb je te maken met afspraken en reserveringen. Op de ouderwetse manier houdt dit in dat je gebeld wordt, je je agenda erbij pakt en dat je met pen een nieuwe afspraak noteert. Wilt de klant of jij daarna de afspraak wijzigen? Dan ga je weer gezellig met elkaar bellen, streep je de oude afspraak door en noteer je de nieuwe. Gelukkig leven we in 2021 en kan dit allemaal veel makkelijker met een online afspraken systeem!
De voordelen van een online afsprakensysteem
- De klant kan zelf de beschikbaarheid zien, je hoeft dus niet een heel rijtje datums en tijdstippen op te dreunen voordat jullie een moment vinden wat voor beide schikt.
- De klant kan een afspraak maken zonder dat jij daarbij betrokken bent. Handig als de klant op een zaterdagavond besluit om een afspraak in te plannen.
- De klant kan ook zelf afspraken verzetten.
- De klant krijgt een bevestiging per e-mail. Geen onduidelijkheid meer, geen miscommunicatie over het tijdstip. Alles staat zwart op wit.
- De klant vult zelf zijn gegevens in. De A van Anton, de B van Bernard, het hele telefoonalfabet kan de boom in. De klant weet het beste hoe hij of zij zijn eigen naam spelt.
- De klant krijgt ook een reminder per mail of zelfs sms. Op die manier verklein je de kans op een vergeten afspraak.
Heb je ook al aan deze functionaliteiten gedacht?
Het online afspraken systeem wordt gekoppeld aan jouw agenda. Plant de klant een afspraak in? Dan wordt deze automatisch in jouw agenda gezet. Dit soort systemen werken samen met de meest gangbare agenda’s op je computer. Bijvoorbeeld Google calendar of iCal van Apple.
Je kan desgewenst ook de afspraak meteen laten betalen. Niet elke afspraak kost natuurlijk geld, maar als jij afspraken inplant met je klant die betaald dienen te worden, dan kun je ervoor kiezen om deze vooraf of achteraf te laten betalen. Kies je ervoor om vooraf de betaling te regelen? Dan kun je dit doen door het bookingsysteem aan WooCommerce te koppelen. Grote kans dat je betalingen dan via Mollie lopen en op die manier kan je klant ervoor kiezen om zijn rekening via iDeal, credit card of een andere betalingsmethode te voldoen.
En natuurlijk kan dit gecombineerd worden met het automatisch verzenden van een factuur! Op deze manier sla je drie vliegen in één klap; afspraak maken, betalen en factureren! Dat bespaart je een hoop tijd en energie!
De kosten
Voor de meeste plug-ins betaal je eenmalig een paar tientjes. Voor andere plug-ins zoals Calendly betaal je maandelijks. Voor allebei valt iets te zeggen. Bovendien komen daar ook implementatie kosten bij, of je het nu uitbesteed of zelf doet. Want ook al implementeer je de plug-in zelf, het kost je tijd wat je niet op een andere manier kunt inzetten om je onderneming te laten groeien.
Misschien denk je dat een bookingsysteem best prijzig is, maar sta er eens bij stil hoeveel het je oplevert! Wat is je uurtarief of hoeveel verdien je per uur? En na hoeveel uur heb jij deze investering dan terugverdiend? En hoeveel tijd bespaar je op week of maandbasis doordat je boekingsproces nu geautomatiseerd is? Bovendien is er een grote kans dat je je ook meer boekingen krijgt (hogere conversie hebt) omdat je nu 24/7 boekingen kunt aannemen,
Door op deze manier naar de kosten te kijken, zul je zien dat het geen kosten zijn, maar een investering die je snel terugverdient!
Een aantal bekende plug-ins voor WordPress
Booked
Dit is een zeer fijne WordPress plug-in die ik zelf ook gebruik op deze website voor het inplannen van mijn Gratis Groei Gesprekken. Voor mij was de eenvoud qua opmaak doorslaggevend om voor deze plug-in te kiezen. Daarnaast betaal ik ook liever een one-off fee dan een maandelijks bedrag.
Calendly
Dit is een plug-in die ik op veel andere websites tegenkomen. De lay-out werkt met grappige rondjes. Ze hebben ook een gratis versie die beperkter is in het aantal functionaliteiten (maar misschien voor jou al voldoende!) en waar hun logo blijft staan. De betaalde variant is onder andere uitgebreid met groepsboekingen, sms notificaties en hier zie je het Calendy logo niet meer staan. Deze kost 12 euro maandelijks, je betaalt elke maand weer, maar het wel om een laag bedrag.
WooCommerce
WooCommerce heeft ook haar eigen booking plug-in uitgebracht. Deze hebben wij gebruikt voor de website van een van onze klanten voor het reserveren van fietsen.
Dit is verreweg de duurste plug-in. Maar wij hebben bij dit project voor deze oplossing gekozen door de seamless integratie met WooCommerce en de WooCommerce Booking plug-in. Op die manier hebben we een rijk boekingssysteem gecreëerd dat de huurder niet alleen de mogelijkheid geeft om een fiets te huren op het exacte moment dat hij dat wil, maar ook de mogelijkheid geeft tot up-sell van andere producten zoals een helm of verzekering.
Implementeren Salonized
Salonized is een online afspraken systeem dat erg fijn werkt, ik heb dit zelf ook gebruikt om te implementeren voor een klant. Wat voor bedrijf je ook hebt, met Salonized kunnen je klanten 24/7 een afspraak inplannen. Er zijn ontzettend veel handige opties beschikbaar zoals bijvoorbeeld een loyalty systeem voor je klanten. Het beheren van je afspraken en klanten wordt met dit systeem erg makkelijk. Ondanks dat het een uitgebreid systeem is met oneindig veel opties, is het wel goed te betalen. De kosten voor het systeem zijn namelijk 15 euro per maand.
Een afspraken- of reserveringssysteem uitbesteden
Heb jij ook een WordPress website waarbij je graag de mogelijkheid wilt hebben dat jouw klanten direct een afspraak kunnen inplannen? Al dan niet met het vooraf laten betalen? Laten we dan eens samen bellen om te kijken of ik je hierbij kan helpen! Ik heb inmiddels met verschillende projecten en plug-ins ervaring opgedaan en kan dus een afsprakentool naar wens voor jou implementeren.
Meer weten? Plan vrijblijvend een call in via onze tool zodat je meteen zelf ervaart hoe de Booked afsprakentool werkt!
